¿Sabías que el 73% de las regularizaciones de Hacienda se producen por errores documentales evitables? Una contabilidad ordenada y completa es la primera —y más eficaz— línea de defensa ante cualquier actuación inspectora.
Tabla de contenidos
Las cuatro fases de la preparación contable
FASE 01: Diagnóstico previo
Revisión interna de la contabilidad antes de recibir cualquier requerimiento de Hacienda.
FASE 02: Organización documental
Ordenar y digitalizar facturas, libros contables y contratos de los ejercicios comprobables.
FASE 03: Conciliación y cuadre
Verificar que todos los saldos contables coinciden con declaraciones presentadas y extractos bancarios.
FASE 04: Respuesta al inspector
Protocolo de comunicación y entrega ordenada de información durante la actuación.
Documentación esencial que debes tener lista
Libros contables obligatorios
- Libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales (últimos 4 años)
- Libros de IVA: registro de facturas emitidas y recibidas
- Libro registro de bienes de inversión (si aplica)
- Libros de actas y de socios en sociedades
Documentación de ingresos y gastos
- Facturas emitidas y recibidas con soporte original o digital legible.
- Tickets y justificantes de gastos deducidos (con fecha, importe y receptor)
- Contratos con clientes y proveedores habituales
- Albaranes y partes de entrega que respalden las operaciones.
Declaraciones y liquidaciones presentadas
- Modelos 303, 390, 100/200, 111, 190, 347 y demás presentados
- Declaraciones informativas y resúmenes anuales
- Justificantes de pago de autoliquidaciones
Información bancaria y de tesorería
- Extractos bancarios de todas las cuentas del negocio
- Conciliaciones bancarias mensuales
- Justificantes de transferencias a proveedores y cobros de clientes
Errores contables que Hacienda detecta con más frecuencia
| Error frecuente | Consecuencia | Riesgo |
|---|---|---|
| Gastos deducidos sin justificante válido | Regularización del gasto y recargo por IVA no deducible | Alto |
| Facturas de proveedores sin CIF o datos incompletos | Rechazo de la deducción de IVA soportado | Alto |
| Diferencias entre la contabilidad y el modelo 347 | Inicio de actuaciones paralelas con terceros | Alto |
| Ingresos no registrados en contabilidad | Incremento de base imponible + sanción por ocultación | Alto |
| Amortizaciones aplicadas incorrectamente | Ajuste en el Impuesto sobre Sociedades o IRPF | Medio |
| Gastos personales mezclados con los del negocio | Regularización de la parte no afecta a la actividad | Medio |
| Libros contables sin legalizar en el Registro Mercantil | Infracción formal, pérdida de efecto probatorio | Bajo |
Consejos clave para afrontar la inspección con seguridad
Lleva la contabilidad al día.
No esperes a la declaración anual para registrar operaciones. Una contabilidad actualizada mes a mes reduce los errores acumulados y facilita cualquier comprobación.
Digitaliza con criterio
Guarda los originales o copias digitales de alta resolución durante al menos 4 años (6 si tienes bases pendientes de compensar). La normativa admite el soporte digital si garantiza su integridad.
Cuadra antes de presentar.
Antes de cada declaración, comprueba que los datos de tus libros coinciden con los de los modelos. Cualquier divergencia que detecte el inspector genera un requerimiento inmediato.
No respondas sin asesor.
Ante cualquier requerimiento o visita de la Agencia Tributaria, contacta primero con tu asesor. Las respuestas apresuradas o incompletas pueden agravar la situación.
Respeta los plazos.
El incumplimiento de los plazos de aportación de documentación genera sanciones independientes del resultado de la inspección. Solicita ampliación si lo necesitas, pero no dejes pasar las fechas.
Regulariza de forma voluntaria
Si detectas errores antes de que Hacienda actúe, la regularización voluntaria mediante una declaración complementaria reduce drásticamente las sanciones aplicables.
Lista de verificación rápida antes de una inspección
- Libros contables legalizados y actualizados para todos los ejercicios en revisión
- Facturas emitidas y recibidas archivadas en orden cronológico y con soporte legible
- Conciliación bancaria de todos los trimestres comprobada y sin diferencias inexplicadas
- Declaraciones presentadas (IVA, IRPF/IS, retenciones) cotejadas con los registros contables
- Contratos de arrendamiento, prestación de servicios y financiación debidamente custodiados
- Gastos deducidos respaldados por justificante con importe, fecha, receptor y finalidad profesional
- Asesor fiscal informado y disponible durante todo el procedimiento inspector
¿Tu contabilidad está lista para una inspección?
En nuestra asesoría en Donostia-San Sebastián realizamos una auditoría contable preventiva para que no te pille desprevenido. Sin compromisos.
